Einleitung
In diesem Beitrag wird der Aufbau einer Checkliste mit allen Funktionen von A-Z durchgespielt. Es soll dir helfen zu verstehen, auf was du beim Erstellen einer Checkliste alles achten solltest sowie zu verstehen, welche Funktionen dir azing bietet.
Die Aufgabe
Interne Prozesse sind gegenüber Kundenprozesse oft nicht oder nur sehr rudimentär vorhanden. Das hat auch dein Unternehmen festgestellt und dich deshalb beauftragt einen Ferienporzess für die Mitarbeiter aufzubauen der bis anhin nicht vorhanden war. Mitarbeiter haben den Vorgesetzten einfach um Erlaubnis gefragt.
Das führte oft zu Problemen, da...
- ...Mitarbeiter nicht wussten, dass ein Mitarbeiter frei hat
- ...Kunden nicht wussten, dass die Person in den Ferien ist (keine Abwensenheitsmeldung)
- ...dass Telefon nicht abgenommen wrude (keine Umleitung)
- ...vergessen wurde, dem Mitarbeitenden die Ferien abzuziehen.
Ziel ist es also einen Prozess aufzubauen, der oben genannte Probleme eliminiert und den Ferienprozess für alle Mitarbeiten vereinheitlicht.
Vorgehensweise (Starte mit einer Skizze)
Am besten erstellt man sich eine Skizze um einen Überblick zu erhalten, wei der Prozess aussehen sollte. Folgende Fragen stellen sich hierbei:
- Wer ist im Prozess involviert?
- Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
- Welche Aufgaben müssen von welcher Person gemacht werden?
Wenn oben genannte Fragen klar sind, kann man den Prozess aufbauen. Ich habe den Prozess wie folgt in Microsoft Visio skizziert:
Anhand dieser Skizze wird sehr deutlich aufgezeigt, wer welche Entscheidungen fällt und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Zudem, und das ist wichtig für unseren Aufbau der Checklist in azing, wird der Prozessablauf dargestellt.
Prototyp "Ferienantrag" in azing erstellen
Ich erstelle jetzt einmal einen Prototyp des Prozesses in azing. Dazu starte ich mit dem ersten Schritt, dem Ferienantrag. Hier ist wichtig, sich zu überlegen, was der Vorgesetzte für Infos benötigt um den Antrag zu bewilligen oder nicht? Das kann natürlich von Unternehmen zu Unternehmen anders aussehen.
Ich erstelle also eine Checkliste und befülle diese mit den relevanten Informationen. Damit nichts vergessen geht sind hier Formularfelder sehr empfehlenswert. Hier ein Beispiel wie mein Antrag aussieht:
Delegierungspunkte setzen
Der nächste Schritt ist jetzt das Delegieren an den Vorgesetzten. Wie stellt man aber sicher, dass nach dem Ausfüllen des Antrags der Mitarbeiter auch weiss, das er die Aufgabe delegieren muss? Eine einfache Methode ist, eine Checkbox mit dem Delegierungshinweis zu erstellen:
Die anschliessende Bewilligung für den Vorgesetzten ist auch einfach erstellt. Zur Abgrenzung und besserer Übersicht habe ich einen neuen Titel hinzugefügt sowie 2 Auswahlfelder um den Vorgesetzten auszuwählen sowie die Entscheidung (auch per Auswahlfeld) ob die Aufgabe bewilligt wurde oder nicht.
Jetzt haben wir bereits die erste Aufgabe (Ferienantrag), sowie die erste Entscheidung (Bewilligung) sichergestellt. Bei einer Ablehnung des Ferienatrages wird ein "Journaleintrag" erstellt und zurück an den Mitarbeiter zur Korrektur oder Abschluss geschickt.
Aufgaben der Administration erfassen
Die Administration hat drei Hauptaufgaben. Da diese Aufgaben aber etwas know-how benötigen möchten wir diese etwas ausführlicher beschreiben. Das könnte aber dazu führen, das die Checkliste unübersichtlich und komplex wirkt. Deshalb erstellen wir für die 3 Teilaufgaben drei eigenständige Checklisten, die wir dann mit der Hauptcheckliste verbinden. Klingt etwas kompliziert, ist es aber nicht :)
Das Vorgehen:
- Drei neue Checklisten erstellen
- Mit den gewünschten Anweisungen befüllen und speichern
- Hauptcheckliste bearbeiten und mit den Erstellten Checklisten verbinden
Das Endresultat sollte dann etwa so aussehen:
Das heisst ich habe drei komplexere Arbeitsanweisungen gebündelt und so die Übersichtlichkeit der Hauptcheckliste gewährleistet. Die Verbundenen Checklisten sind jetzt aufklappbar.
PS: die 3 erstellten Subchecklisten sind übrigens wiederverwendbar und können beliebig oft in anderen Checklisten verwendet werden.
Abschlussaufgaben des Mitarbeiters erfassen
Für den Mitarbeiter erstellen wir ebenfalls 3 Aufgaben mit detaillierteren Informationen (analog wie in der Administration). Für die Outlook Abwesenheitsmeldung verwenden wir aber anstelle einer Sub-Checkliste eine Sub-Information mit dem Inhaltstext für die Abwesenheitsmeldung sowie auch für die Aufgabe Outlooktermin als abwesend markieren. Informationen dienen uns als zusätzliche Stütze oder Hilfe.
Hier mein Beispiel:
Wie geht's jetzt weiter?
Jetzt haben wir den Prototyp erstellt sind aber noch nicht fertig. Folgende Schritte sind jetzt zu empfehlen:
- Testphase einleiten um zu prüfen, ob die Checkliste mit azing Aufgaben auch durchführbar ist.
- Feedback aus der Testphase einholen
- Anpassungen und Verbesserungen vornehmen
- Prozess im Unternehmen veröffentlichen
Weitere Informationen
Die Originalcheckliste aus oben genanntem Beispiel: TODO
So funktioniert oben genannte Checkliste in den Aufgaben: TODO